Avant de basculer en facturation électronique, une PME ne doit pas seulement s’intéresser au mode de transmission de ses factures. La préparation concerne aussi les documents qui alimentent les processus comptables et achats, leur classement, les circuits de validation et leur intégration aux outils déjà utilisés. Cette remise à plat permet de préparer un fonctionnement plus fluide, dans lequel l’information peut être capturée, contrôlée, validée puis conservée de manière structurée.
Pourquoi revoir ses processus avant la facturation électronique ?
Le passage à la facturation électronique touche directement la manière dont les informations circulent entre la comptabilité, les achats et les autres collaborateurs participant à la validation d’une facture. Une organisation reposant encore sur des documents dispersés, des recherches manuelles ou des circuits de validation peu structurés risque de conserver ses difficultés existantes après la dématérialisation.
La préparation peut donc commencer par une analyse du parcours réel d’une facture. Il s’agit notamment d’identifier comment elle est réceptionnée ou créée, où elle est classée, quelles informations doivent être exploitées, quelles personnes interviennent dans sa validation et comment elle rejoint ensuite les outils comptables de l’entreprise.
Cette démarche est d’autant plus pertinente qu’une GED, ou Gestion Électronique des Documents, permet d’organiser les fichiers dans une structure logique, de gérer leurs versions, de définir des droits d’accès et de mettre en place des workflows de validation. Elle peut également s’intégrer aux logiciels comptables, aux ERP et aux outils déjà en place dans l’organisation.
Le point à retenir : préparer la facturation électronique revient aussi à préparer les flux documentaires qui entourent la facture. Le document numérique ne doit pas être considéré isolément de son classement, de son contrôle et de sa validation.
Pour une PME, cette analyse offre ainsi l’occasion de distinguer les opérations qui nécessitent réellement une intervention humaine de celles qui peuvent être structurées ou automatisées.
Comment Konica Minolta accompagne la préparation à la facturation électronique ?
La préparation à la facturation électronique peut être l’occasion de repenser plus largement la gestion des documents et des circuits de validation. Konica Minolta accompagne les organisations dans leur transformation numérique en associant audit, conseil, services et technologies, avec une approche qui permet notamment d’intégrer la gestion documentaire aux processus métiers.
Dans ce cadre, Konica Minolta propose plusieurs solutions de GED destinées à centraliser les documents et à structurer leur circulation. KOMI Doc, disponible en versions KOMI DOC ESSENTIAL et KOMI DOC ADVANCED, réunit notamment la GED, les workflows de validation, les processus RH et achats ainsi que la conformité à la facturation électronique. L’offre comprend également Dispatcher Phoenix et M-Files.
Konica Minolta : relier GED, workflows et facturation électronique
Pour une PME, l’intérêt d’une telle approche est de ne pas traiter la facturation électronique comme un processus isolé. Une GED peut s’intégrer aux logiciels comptables, aux ERP et aux outils déjà en place, tout en organisant le classement des documents, les droits d’accès, la gestion des versions et les circuits de validation.
Les technologies de capture intelligente et d’OCR peuvent également identifier certaines informations, comme un numéro de facture, puis orienter automatiquement le document vers le dossier ou le workflow approprié. Cette continuité entre capture, classement, validation et conservation contribue à structurer le parcours documentaire autour de la facture.
L’accompagnement de Konica Minolta s’inscrit ainsi dans une réflexion plus globale : préparer la facturation électronique tout en rationalisant la gestion et la circulation de l’information au sein de l’entreprise.
Quels documents intégrer dans la préparation ?
Les factures fournisseurs et clients constituent naturellement le cœur du projet. Mais leur traitement est lié à d’autres documents et informations utilisés par les services comptables et achats. La base documentaire doit donc être envisagée dans son ensemble plutôt que comme une simple collection de factures électroniques.
Dans les processus achats, les bons de commande font notamment partie des documents à prendre en compte. Une GED peut accompagner leur dématérialisation et leurs circuits de validation, tout en facilitant les rapprochements nécessaires en comptabilité.
Il est également utile de revoir les règles de classement appliquées à ces documents. Une organisation structurée permet aux collaborateurs de retrouver plus rapidement l’information pertinente et réduit la dépendance à des fichiers conservés dans plusieurs emplacements. La gestion des versions contribue, de son côté, à s’assurer que les utilisateurs travaillent sur le document le plus récent et validé.
Préparer les documents à la facturation électronique dès leur capture
La préparation ne commence pas nécessairement au moment où un document arrive dans le logiciel comptable. Les technologies de capture intelligente et d’OCR peuvent convertir des documents papier en fichiers numériques et analyser leur contenu. Elles permettent également d’identifier certaines métadonnées, comme un numéro de facture, afin d’orienter automatiquement le document vers le dossier ou le workflow approprié.
Cette capacité contribue à créer une continuité entre la réception de l’information, son classement et son traitement. Au lieu de demander aux collaborateurs de réaliser successivement plusieurs opérations manuelles, l’entreprise peut organiser un flux documentaire plus cohérent.
Adapter les circuits internes de validation des factures
Une facture ne se limite généralement pas à son stockage. Elle doit être traitée selon les règles internes de l’entreprise. C’est pourquoi la préparation à la réforme doit également porter sur les circuits de validation.
Les solutions de GED permettent de créer des workflows automatisés et de mettre en œuvre des circuits de validation linéaires ou conditionnels. L’objectif est de faire circuler le document dans un processus défini plutôt que de multiplier les manipulations et transmissions manuelles.
Avant la bascule, l’entreprise peut donc formaliser son fonctionnement en répondant à quelques questions opérationnelles :
- où les factures fournisseurs et clients sont-elles classées ;
- comment les bons de commande sont-ils intégrés au processus ;
- quels collaborateurs ou groupes de travail doivent accéder aux documents ;
- quelles étapes de validation doivent être structurées ;
- quelles opérations répétitives peuvent être automatisées.
Cette cartographie est importante car la technologie ne remplace pas la définition des règles internes. Elle permet en revanche d’appliquer plus efficacement un processus préalablement organisé.
La question des accès mérite également une attention particulière. Une GED permet de paramétrer les droits d’accès par utilisateur ou groupe de travail. L’entreprise peut ainsi organiser la confidentialité des informations en fonction des responsabilités de chacun, tout en facilitant le partage sécurisé lorsque plusieurs intervenants doivent consulter un même document.
Connecter la gestion documentaire aux outils de l’entreprise
Adapter les circuits internes ne signifie pas nécessairement remplacer l’ensemble du système d’information. Une GED peut s’intégrer aux logiciels comptables, ERP et autres outils déjà en place. Cette capacité d’intégration est particulièrement importante pour éviter qu’une facture électronique ne crée un nouveau silo documentaire à côté des applications utilisées quotidiennement.
L’automatisation peut également intervenir sur certaines tâches administratives répétitives. La RPA, ou Robotic Process Automation, peut notamment prendre en charge des opérations telles que le transfert de données, la génération de rapports ou l’émission de factures. Le principe consiste à réserver davantage l’intervention des collaborateurs aux opérations nécessitant réellement leur expertise.
La mobilité et la collaboration entrent elles aussi dans cette réflexion. Une gestion documentaire structurée peut synchroniser les fichiers entre ordinateurs de bureau, terminaux mobiles et environnement cloud, tout en permettant le partage sécurisé de documents avec des interlocuteurs internes ou externes.
Centraliser la facturation électronique et les workflows documentaires
Dans cette logique, Konica Minolta accompagne les organisations dans leur transformation numérique à travers des activités d’audit, de conseil, de services et de technologies. Pour la gestion documentaire, l’entreprise propose notamment des solutions GED destinées à centraliser l’information et les processus associés.
KOMI Doc, disponible en versions KOMI DOC ESSENTIAL et KOMI DOC ADVANCED, réunit notamment la GED, les workflows de validation, les processus RH et achats ainsi que la conformité à la facturation électronique. Konica Minolta propose également Dispatcher Phoenix et M-Files dans son offre de gestion documentaire.
L’enjeu pour une PME reste de rechercher une continuité entre les documents, les circuits métiers et les applications existantes. Centraliser la gestion de l’information permet d’éviter que la dématérialisation ne se traduise simplement par une multiplication de nouveaux outils.
Préparer la réception, l’émission et la conservation des factures
La préparation doit enfin couvrir l’ensemble du cycle documentaire. Il faut envisager aussi bien la réception que l’émission, le routage et l’intégration des factures dans la comptabilité. Les modalités prévues peuvent notamment passer par une saisie ou un dépôt direct sur Chorus Pro, une connexion automatisée via un Opérateur de Dématérialisation ou une prise en charge des opérations d’émission, de réception et de routage par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Au-delà de la transmission, la conservation des documents reste un sujet à organiser. Les fonctionnalités de GED comprennent le classement, la recherche, la gestion des versions et l’archivage. La conservation pérenne peut notamment s’appuyer sur un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR hébergé dans le cloud.
Cette approche permet de considérer la facture dans son cycle complet : elle est capturée ou créée, classée, intégrée à un circuit de traitement, accessible aux personnes autorisées puis conservée dans l’environnement documentaire prévu.
Avant la bascule, les principaux points internes à examiner sont :
- le classement des factures fournisseurs et clients ;
- la place des bons de commande dans les processus achats ;
- les règles et étapes de validation ;
- les droits d’accès aux documents ;
- les possibilités de capture et de classement automatisés ;
- l’intégration avec les logiciels comptables et ERP ;
- les modalités de réception, d’émission et de routage ;
- les conditions de conservation et d’archivage des fichiers.
Cette vérification permet de ne pas réduire le projet à une seule question de format ou de transmission. Elle replace la facture au sein du fonctionnement quotidien de l’entreprise et des différents flux d’information qui l’accompagnent.
Faire de la facturation électronique un projet de gestion documentaire
Pour préparer la facturation électronique, l’enjeu consiste donc à regarder au-delà de la facture elle-même. Documents associés, classement, droits d’accès, workflows de validation, intégration avec la comptabilité et l’ERP ou encore archivage participent tous à la cohérence du futur processus.
Une GED permet de réunir plusieurs de ces dimensions et d’automatiser une partie des flux documentaires. En préparant les documents et circuits internes en amont, une PME peut ainsi aborder la facturation électronique comme un projet plus global de gestion et de circulation de l’information.