Les avantages de la dématérialisation des factures

dématérialisation des factures

La dématérialisation prouve son efficacité dans le secteur de la facturation. D’ailleurs, il ne faut pas oublier que les factures et la comptabilité sont très liées. En dématérialisant ses factures, une entreprise réduit les contraintes qui s’imposent. En outre, cela conduit aussi la société à s’intéresser de près aux questions tournant autour de la sécurité et des technologies. En somme, ce dispositif présente de nombreux atouts qu’il importe de comprendre.

 Un retour sur investissement et des bénéfices

Un tel projet de dématérialisation présente des avantages mesurables et directement palpables. Déjà, il y a l’élimination des dépenses liées au stockage et aux traitements des factures sur papier. La division des cycles de validation est une conséquence de la dématérialisation des factures. À cela s’ajoute une productivité de traitement qui est multipliée par 3. De plus, les coûts administratifs se voient réduits jusqu’à 70 %. Concernant les bénéfices indirects, il faut savoir que la dématérialisation des factures contribue à une amélioration du pilotage des activités. Ce qui est rendu possible via les reportings smart. Cela permet également d’assurer la sécurité du processus. Aussi, les fraudes seront-elles détectées et les données protégées, car personne n’a accès aux factures physiques qui peuvent être falsifiées. L’administration se trouvera à l’abri de la perte des données. Les avantages se retracent également sur le plan légal, car les factures bénéficieront d’une piste d’audit pouvant être retracée. Elles seront archivées légalement et des signatures électroniques pourront y être apposées. Afin d’obtenir plus de renseignements à ce sujet, cliquez ici.

 Des résultats concrets obtenus

Des études ont été menées pour voir ce que la dématérialisation des factures pouvait amener aux entreprises qui décidaient d’entreprendre cette démarche. Le processus de facture doit être le plus automatisé et le plus dématérialisé possible pour un maximum de résultats. Grâce à cette technique, il semblerait que le temps de traitement entre la réception et l’approbation d’une facture n’est que de 5 jours contre 45 pour les entreprises qui n’ont pas opté cette option. D’un autre côté, le coût de traitement de la facture sur tous les supports n’est pas aussi onéreux chez les entreprises qui choisissent la dématérialisation. Par ailleurs, il importe de comprendre que les logiciels de facturation s’utilisent aisément et qu’ils permettent une grande réduction sur les risques d’erreur et les autres accidents de suppression.

 Autres avantages de la dématérialisation

 La facture dématérialisée coûte moins chère qu’un exemplaire sur papier. De plus, l’envoi se fait de manière électronique. Dans ce cas, l’entreprise pourra économiser de l’encre, du papier, des enveloppes et des timbres. Il faut encore noter que le fait de chercher une information archivée fait perdre du temps et dépense de l’énergie. Ce qui a un impact négatif sur la productivité du salarié concerné. Le classement numérique des factures fournisseurs permet une optimisation de cette recherche. De ce fait, les collaborateurs pourront s’adonner à d’autres tâches comportant plus de valeur ajoutée.

Lorsqu’une facture dématérialisée est envoyée, sa réception se fait de manière instantanée. Ce qui limite les problèmes de perte de temps pour les clients qui pourront de suite régler les impayés ou effectuer des réclamations si nécessaire. Les transferts sont rapides et ne nécessitent aucun paiement.

L’archivage des factures requiert parfois un espace assez conséquent. Grâce à la dématérialisation, il ne sera plus utile de consacrer autant de place à la paperasse. Les locaux prévus à cet effet pourront alors être utilisés autrement. Ce procédé de dématérialisation est aussi bénéfique pour le côté écologique. Ce qui permet à l’entreprise d’affirmer son adhésion à une démarche citoyenne. Effectivement, la dématérialisation est une manière de démontrer la réduction de l’empreinte carbone.

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